賃貸マンションを法人契約する時の必要書類と知っておきたいこと

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法人契約

会社名義で住居の賃貸物件を借りる時。契約者は法人、入居者は個人(社員や役員)のケース。

契約手続きは個人契約と同じですが、提出する書類等が大きく異なります。

この記事では、賃貸住居の法人契約について解説します。

 

個人契約については以下の記事をご参照ください

入居申込と賃貸借契約する時に必要な提出書類、入手方法の解説<個人向>
賃貸住居を契約するとき、いくつかの書類を貸主へ提出しなければなりません。 提出時期は賃貸借契約時ですが、入居者審査のため入居申込後直ぐに提出を求められることもあります。 入手に時間がかかるもの、特に保証人...
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<法人>賃貸契約の提出書類

主な提出書類は

  • 法人登記簿謄本
  • 法人印鑑証明書
  • 会社案内など

公的証明書類は全て発行から3ヶ月以内が原則です。コピーではなく、必ず原本を提出して下さい。

入居者については、身分証のコピーが求められます。

法人の登記簿謄本(履歴事項全部証明書)

普段「登記簿謄本」と呼ばれるものは正式には「登記事項証明書」。登記事項証明書には以下の4種類があります。

  • 抹消された事項等も記載の「履歴事項全部証明書
  • 現に効力を有する登記事項の「現在事項証明書」
  • 代表者に関する事項のみの「代表者事項証明書」
  • 閉鎖した登記記録の「閉鎖事項証明書」

登記簿謄本の提出を求められた時は、一般的には「履歴事項全部証明書」を提出します。

法人登記簿謄本は実際に会社が実存することを証明。本店所在地、代表者の氏名・住所、設立目的、資本金も確認することもできます。

取得方法は最寄りの法務局。有料で取得できます。
 : 交付申請書 (PDF)

インターネットで郵送による交付請求も可能です。

登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続が便利です :法務局

法人の印鑑証明書

印鑑証明書は、個人は市区町村役場等で取得できますが、法人は最寄りの法務局。登記簿謄本と同様、全国どこの法務局でも取得できます。

交付申請は有料。申請時、実印は不要で、「印鑑カード」の持参が必要になります。
: 交付申請書 (PDF)

登記事項証明書(商業・法人登記)・印鑑証明書等の交付請求書の様式 :法務局

契約時にはお早めの準備をお勧めします。

契約法人の会社案内

入居申込時は、登記簿謄本の代わりに「会社案内」の提出を求められることもあります。一般的には法人のサイトにある「会社概要」を印刷して提出します。

自社のホームページがない場合、登記簿謄本をご用意して頂くか、事業の登録許可証など、何か証明できるものが必要になります。

上場企業または準ずる企業

法人の賃貸借契約では、法人の会社規模により連帯保証人が必要ありません。家賃保証会社の契約が必須の物件でも同様です。

上場企業または準ずる企業は、保証人が不要になるケースが一般的。提出書類についても、登記簿謄本、印鑑証明書の提出が不要になります。

上場企業に準ずるかは
入居申込時に「会社案内(会社概要)」を提出することによって、貸主に判断されます。

家賃の90%を経費で落とす

一般的に社宅は家賃の50%を経費で落とせます。「賃貸料相当額」を計算すれば、家賃の90%前後を経費算入できる場合があります。

賃貸料相当額は、土地と家屋の「固定資産税評価額等証明書」を基に算出します。

賃貸料相当額を計算すれば家賃の9割が経費になる法人契約の社宅
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法人賃貸契約の注意

民間の賃貸物件では、会社契約の場合、入居者(社員)は一代限り。会社の社員であっても入居者の入れ替わりはできません。その都度、再契約が必要となります。

中小企業の法人契約では連帯保証人を求められます。この場合、代表者を連帯保証人にできるケースは少なく、親族または社外の第三者の連帯保証人が必要です。

連帯保証人の条件は、物件ごとに異なるため確認が必要になります。

契約者である法人が倒産した場合、入居者は退去を余儀なくされます。入居者が連帯保証人の場合は、家賃未納分があれば支払の義務が生じます。

法人の規模等によっては、法人契約できない物件もあります。

法人が海外オーナー物件を借りる場合は、源泉徴収が必要になるので注意が必要です。

法人契約できない

以下の場合、法人契約ができないこともあります。

  • 事業年数が短い会社
  • 事業内容が不透明な会社

審査が厳格な物件では、中小企業の場合は決算書(3期分)の提出が求められます。内容次第では、賃貸契約が締結できません。

法人で契約できない場合でも、契約名義に拘なければ、個人契約で再審査が可能な場合があります。法人と個人では審査が異なるからです。賃料に見合う収入があれば、個人契約で再申し込みするケースは少なくありません。

一般的に、入居審査は個人より法人の方が厳しい傾向にあります。

貸主が海外在住の物件

貸主が海外在住(非居住者)の場合、法人は貸主に代わり賃料等の20.42%を源泉徴収して国へ納付することが義務付けられています。

転勤でお部屋探しの場合、海外オーナー物件は法人規定でまずNGになっています。

※非居住者とは、原則として日本国内に住所がなく、かつ現在まで引き続いて1年以上日本国内に居所がない日本人。

: 国税庁資料 (PDF)

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noma

有限会社ノマド。名古屋の建築設計&不動産会社。主に一級建築士と宅地建物取引主任士のスタッフが記事をしたためています。

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