転勤が決まり、勤務地での住居も決まると、次は賃貸契約の手続き。
比較的大手の会社では、転勤時の賃貸契約手続きを社外の「社宅代行業者」に委託するケースがあります。
社員（入居者）のお部屋探しには、代行業者の有無は特に影響はありません。
社宅代行のある契約は第三者である代理人が係るため、通常の賃貸契約手続きと異なり業務が煩雑になります。要するに、入居申込から契約締結まで、通常よりも時間が掛かります。
また、「転貸」を前提とした社宅代行は、貸主が認めていない物件もあるので注意が必要です。
転勤は限られた期間内でお部屋を探さなければなりません。特に契約手続きを社宅代行業者に委託している場合は、事前のスケジュール調整は重要になります。
転勤の方が見る社宅代行業者の業務はほんの一部分です。
この記事では、賃貸借契約時の社宅代行業者の役割等について書いていきます。
転勤の方に、周知して頂ければ幸いです。
社宅代行とは
ところで「社宅代行」とは何でしょうか？
転勤に縁のない方には、耳慣れない言葉かもしれません。簡単に言えば、借り上げ社宅に係る業務の代行。
法人の担当部署や転勤される社員の方に代わって、お部屋探しや契約・入退去に係る”社宅業務”を代行します。
社宅代行業者は入居手続きを始める前に、「委任状」の提出を以て借主法人の代理人であることを表明しなければなりません。
社宅代行業者が自ら借主となり、法人に転貸するケースもあります。この場合、お部屋探しの条件は「転貸可」が必須になります。
※転貸NG物件があります
社宅代行業者は賃貸仲介業を兼用していることが多く、転勤先の賃貸物件を社員の方に提案することもできます。一方、社員の方が自ら部屋を探し、別の仲介業者へ問い合わせるケースも珍しくはありません。
賃貸借契約の業務
法人が新規に賃貸借契約をする時、仲介業を兼務しない社宅代行業者が行う主な業務は
- 法人の社宅規定と照合
- 賃貸借契約の精査
- 賃貸借契約書等への押印（代理）
- 初期費用の支払い代行
家賃や部屋の広さが社内規定で決まっているケースがあります。事前に社員の方が把握していれば、後で問題になることはありません。
賃貸物件が決まると契約内容の確認。社宅代行業者から仲介業者へ事前に「確認事項(チェック表)」書面を送付し、賃貸借契約書と重要事項説明書の内容を社宅代行業者が最終チェックします。
契約書類等に問題がなければ、仲介業者から代行業者へ契約書類を郵送します。契約書類等の押印はすべて代行業者が行います。
最後に、代行業者が初期費用を法人に代わって振り込みます。
初期費用の入金と契約書類等の押印が確認できれば、契約日までにはお部屋の鍵が仲介業者より入居者へ渡されます。
社宅代行業者経由の入居申込の手順
希望に合う住居をみつけたら、まずは「入居申込書」の提出。多くの賃貸は、入居申込書の提出がないと、お部屋を仮押さえすることができません。
個人契約であれば、すぐに入居申込書への記入は可能ですが、転勤の法人契約はそうはいきません。
法人契約でお部屋を仮押さえするには、一旦社員の方が仮申し込みをします。
その後、正式な申込書を代行業者から提出します。
これにより、社宅代行業者と仲介業者との契約手続きがスタートです。
社宅代行のメリット・デメリット
人事・総務担当部署が直接手続きを行う契約との違いは、社宅代行業者はチェック項目が多いこと。確認事項が明文化されています。事前に書面にて、必ず仲介業者にチェックをさせます。
法人との直接契約では全く指摘されないことでも、社宅代行業者は拘ります。社宅代行業者の業務は良くも悪くもシステム化されています。
〇 社宅代行のメリット
- 転勤者が多い時期の担当部署の負担を軽減できる
- 法的な問題(入退去トラブル)などへの対応が楽になる
- 業務をアウトソーシングすることでコストの軽減を図れる
✖ 社宅代行のデメリット
- 確認事項に関する書面の作成で時間が余計に掛かる
- 法人(借主)への稟議→決済、初期費用支払いに日数を要する
- 社宅代行業者が借主の場合(転貸)はNGの物件がある
1のとおり契約締結までの作業が増え、2のように入金スケジュールが間に合わない場合、入居者が希望する日には引越しができなくなります。
また、3のように代行業者が借りたお部屋を法人に「転貸」する契約を認めない貸主もいます。
お部屋探し前に入居者が事前確認すること
転勤が決まり、お部屋探しをする前に、次のようなことを事前にチェックしておくとよいでしょう。
□ 社宅代行業者名/連絡先
⇒不明な点は不動産屋の担当者から直接確認してもらうと解決への近道になります。
□ 契約時の規定
⇒ちょっとぐらいの予算オーバーも許されない場合があります。
詳細な規定の書かれた書面を事前に用意してもらうと良いです。
□家具家電付き物件
⇒法人規定で家具家電付き物件をＮＧにしていませんか？
家具家電がレンタルの場合はＮＧになります。家賃に含まれる設備扱いの場合はＯＫとなることが多いです。
□ 手続にかかるおおよその日数
⇒引越し日から逆算して、余裕のあるお部屋探しをしてください。
「稟議が通ってから〇営業日後にしか入金できません」をよく聞きます。
初期費用の入金なしで、部屋は借りられません。
□ 社宅代行業者がどこまでの手続きをしてくれるのか？
⇒社宅代行業者の担当者と意思の疎通が取れていないことが多いです。
・代行業者は何をどこまでしてくれるのか？
・自分で用意する必要があるのは何か？
最低この２つは事前に確認してください。
仲介業者からみる社宅代行業者
社宅代行業者との賃貸借契約は、仲介業者の業務を煩雑にします。通常の法人契約の倍以上の労力を要します。
中には建物登記簿の提出まで求める代行業者もあります。正しいことではありますが、過剰な要求にも思えます。
転勤の法人契約は、契約者（法人）が遠方のケースが多く、直接お会いすることができません。その場合、入居者を法人の代理人として、契約前に重要事項説明をすることになります。
法人の代理人である社宅代行業者は、対面で重要事項説明を受けることはまずありません。